目次
はじめに 利用開始 画面の全体像 ダッシュボードの読み方 建物 サービス台帳 案件（全流程） リスク・行動 年間カレンダー 連絡先 ユーザー管理（管理者のみ） データの保存とバックアップ 困ったときに（FAQ） 1 はじめにFM Compass は、複数の建物の維持管理を一つの画面にまとめるためのクラウドシステムです。点検・保守・修繕・法定手続きといった建物まわりの仕事を、建物ごとにバラバラに追うのではなく横断で見渡し、義務の抜けと期限の見落としを防ぐ ことを目的としています。ブラウザだけで動き、インストールは不要です。
項目 内容
名称 FM Compass（エフエム・コンパス） 位置づけ IFM（Integrated Facility Management）複数棟ビル管理クラウド コンセプト 複雑なビル管理を、ひとつの羅針盤で。 URL https://ifm.ppap.biz/ 現行バージョン v0.2.1 稼働中 提供 PPAP株式会社（東京都中央区東日本橋2-6-5） 動作環境 PC・タブレット・スマートフォンのブラウザ。専用アプリのインストールは不要です。 表示言語 日本語のみ 利用条件 承認制。登録の申請はどなたでも行えますが、管理者が承認したアカウントだけが利用できます。
表 1-1 システムの基本情報
1-1 誰のためのシステムか
立場 このシステムで主にすること
建物オーナー・経営者 全棟のリスクと進行中の支出を、ダッシュボードで一覧する。 管理担当者（日常運用） サービス台帳・案件・リスク・行動を日々更新し、期限を管理する。 委託先・協力会社 担当範囲の案件の進捗と、連絡先・年間予定を確認する。 管理者（admin 権限） 上記に加えて、利用者の承認・権限管理・データの復元を担当する。
表 1-2 想定利用者と主な役割
1-2 できること
できること 説明
複数棟の一元管理 建物を横断してサービス・案件・リスクを扱えます。どの画面でも建物で絞り込めます。 維持サービスの台帳化 契約中の点検・保守サービスを、業者・頻度・費用・状態つきで一覧します。 案件の 9 段階管理 必要性の確認から支払・帰檔まで、一件ごとに段階を追跡します。 リスクと行動の優先度管理 P1／P2／P3／F消防 の 4 区分で、対応すべき事項を並べます。 年間カレンダー 法定・契約上の定期作業を月別に並べます。 連絡先の共有 業者・役所の窓口を全員で共有します。電話番号とメールはその場から発信できます。 利用者の承認制運用 管理者が承認した人だけがログインできます。無効化は即時に効きます。 台帳の世代バックアップ 台帳を保存するたびに、直前の版がサーバー上に自動退避されます（第 12 章）。
表 1-3 実装済みの機能
1-3 できないこと（v0.2.1 時点）
この版でまだ実装されていない ことを、先にはっきりお伝えします。「あるはず」と思って探すと時間を無駄にするためです。
機能 状況 現在の代替手段
建物の追加・削除の画面 未実装 建物の登録・変更は管理者がデータ側で行います。担当者は管理者に依頼してください。 見積書・領収書などのファイル添付 未実装 ファイルは従来どおり社内の保管場所に置き、その「出典」（資料名）を文字で記録 します（第 6 章）。 パスワードの自己リセット 未実装 「パスワードを忘れた場合」の導線はありません。管理者にご連絡ください（第 13 章 Q1）。 期限のリマインドメール 未実装 期限の確認は、ダッシュボードと年間カレンダーをご自身で開いて 行ってください。 操作履歴（監査ログ） 未実装 「誰がいつ変更したか」は記録されません。案件の履歴欄に、必要な経緯を手で書き残してください。 多言語切替 未実装 画面は日本語のみです。 スマートフォン専用アプリ 未実装 スマートフォンのブラウザからご利用ください。 AI による自動入力・自動判定 未実装 入力・判断はすべて人が行います。システムは記録と表示に徹します。 外部システム連携・自動取込 未実装 会計システムや業者システムとの連携、CSV 等の一括取込はありません。入力は手作業です。
表 1-4 未実装の機能と代替手段
1-4 このシステムが前提としている運用の考え方
FM Compass は、次の 3 つの運用ルールを回すための道具として設計されています。機能の意味は、この 3 原則を知っていると理解しやすくなります。
原則 内容 システム上の受け皿
出典主義 台帳に載せる数字には、必ずその根拠となる資料名を添える 。根拠のない金額は台帳に載せない。 サービス台帳の「出典」欄（第 6 章） 法定項目の閉じ方 法定の点検・届出は、実施しただけでは終わりにしない。報告済証や受理印のある控えを保管して初めて「完了」 とする。 リスク・行動の状態欄／案件の段階 9（第 7・8 章） 定期的な再見積 一定額を超える継続サービスは、自動更新せず周期を決めて相見積を取り直す 。 案件の段階 1〜5（必要性確認〜代替案分析）
表 1-5 このシステムが体現する運用の 3 原則
FM Compass は判断をしません 。優先度を決めるのも、完了と判断するのも人です。システムの役割は、決めたことを一箇所に集めて、全員が同じものを見られる状態にすることです。
2 利用開始本システムは承認制 です。登録の申請自体はどなたでも行えますが、管理者が承認するまでログインはできません。承認された時点で、ご登録のメールアドレス宛に開通メールが自動送信されます。
2-1 利用開始までの 4 ステップ
手順 やること 説明
1 ifm.ppap.biz を開き「新規登録」タブへログイン画面に「ログイン」「新規登録」の 2 つのタブがあります。「新規登録」を選び、必要事項を入力して〔登録申請する〕を押します。 2 管理者の承認を待つ 申請すると「登録申請を受け付けました」と表示され、同時に管理者へ申請通知メールが送られます。承認まではログインできません 。 3 開通メールを受け取る 管理者が承認すると、ご登録のメールアドレス宛に「アカウント開通のお知らせ」が自動送信されます。ログイン URL とログイン ID（メールアドレス）が書かれています。 4 初回ログイン 「ログイン」タブで、メールアドレスと申請時にご自身で設定したパスワード を入力します。初期パスワードの発行はありません。
表 2-1 登録申請から初回ログインまで
2-2 登録申請フォームの入力項目
項目 必須 説明
氏名 必須 画面右上と、ユーザー管理の一覧に表示されます。 メールアドレス 必須 そのままログイン ID になります。形式が正しくないと受け付けられません。既に登録済み（申請中を含む）のアドレスは重複登録できません。 所属・会社名 任意 管理者が承認を判断する材料になります。社外の方は記入をおすすめします。 パスワード 必須 8 文字以上。 これより短いと登録できません。パスワード（確認） 必須 上と一致しないと登録できません。
表 2-2 新規登録フォームの入力項目
2-3 パスワードの要件と扱い
項目 内容
最低文字数 8 文字以上。登録時・変更時のいずれもこの条件が適用されます。 文字種の制限 大文字・記号などの必須条件はありません。ただし推測されにくいものにしてください。 保存のされ方 パスワードはハッシュ化して保存 されます。管理者を含め、誰も元のパスワードを読み出すことはできません。 再設定 本人が現在のパスワードを入力して変更する方法のみです。忘れた場合の自己リセットはありません。 ログイン状態の保持 ログイン状態はブラウザを閉じるまでです。長期間ログインを保持する仕組みはありません。 アカウントの共有 アカウントは本人専用 です。複数人での使い回しはしないでください。誰の操作か追えなくなります。
表 2-3 パスワードとログイン状態
2-4 パスワードの変更（🔑）
ログイン後、画面右上の 🔑 ボタンからいつでも変更できます。
手順 操作
1 画面右上の 🔑 を押すと「パスワード変更」のダイアログが開きます。 2 現在のパスワード を入力します。これが一致しないと変更できません。3 新しいパスワード（8 文字以上）と、その確認を入力します。 4 〔保存〕を押します。画面下に「パスワードを変更しました」と出れば完了です。条件を満たさない場合はダイアログが開いたまま 画面下にエラーが表示されますので、入力し直してください。
表 2-4 パスワード変更の手順
2-5 ログインできないときのメッセージ
画面に出るメッセージ 意味と対処
メールアドレスまたはパスワードが正しくありません。 入力誤りか、そのアドレスがまだ登録されていません。どちらが誤りかは意図的に区別して表示していません （アカウントの存在を外部に知られないため）。 このアカウントは承認待ちです。管理者の承認後にメールでお知らせします。 申請は届いています。承認をお待ちください。急ぐ場合は管理者にご連絡ください。 このアカウントは現在ご利用いただけません。管理者にお問い合わせください。 却下、または無効化された状態です。再開には管理者の操作が必要です。 このメールアドレスは既に登録（または申請中）です。 新規登録時に表示されます。同じアドレスでの二重申請はできません。
表 2-5 ログイン画面のメッセージ一覧
開通メールが迷惑メールに振り分けられることがあります。申請から時間が経っても届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認のうえ、管理者にお問い合わせください。却下・無効化のときはメールが送られません ので、ログインできなくなった場合も管理者への確認が必要です。
3 画面の全体像画面は全部で 7 つ 、管理者にはこれに「ユーザー管理」が加わって 8 つ になります。上部のナビゲーションからどの画面へも直接移動でき、階層はありません。
3-1 画面一覧
# 画面 何のための画面か 主な操作
1 ダッシュボード 今どこが危ないかを一目で把握する。ログイン直後に表示されます。 閲覧のみ（編集はできません） 2 建物 管理対象の建物の基本情報を確認する。 閲覧のみ（追加・編集は管理者がデータ側で実施） 3 サービス台帳 契約中の点検・保守サービスを一覧し、費用と状態を管理する。 追加・編集・削除／建物で絞込／文字検索 4 案件（全流程） 一件ごとの維持案件を、9 段階のライフサイクルで追跡する。 追加・編集・削除／段階の移動／履歴の追記 5 リスク・行動 対応すべき事項を優先度つきで並べ、期限と状態を管理する。 追加・編集・削除／優先度・状態で絞込 6 年間カレンダー 法定・契約上の定期作業を月別に見る。 追加・編集・削除 7 連絡先 業者・役所の窓口を全員で共有する。 追加・編集・削除／電話・メールの発信 8 ユーザー管理 管理者のみ 利用申請の承認、権限と利用可否の管理。 承認・却下・無効化・有効化・権限切替・削除
表 3-1 8 つの画面と役割（8 は管理者のみ表示）
① 新規登録申請
氏名・メール・パスワード
② 管理者が承認
開通メールが自動送信される
③ ログイン
メール＋パスワード
④ ダッシュボード（初期表示）
上部ナビゲーション（どの画面からでも相互に移動できる／階層なし）
1 ダッシュボード
4 つの KPI と最優先事項
閲覧のみ
2 建物
棟ごとの基本情報カード
閲覧のみ
3 サービス台帳
契約中の維持サービス
費用は出典とセットで記録
4 案件（全流程）
9 段階ライフサイクル
段階移動は履歴に自動記録
5 リスク・行動
P1／P2／P3／F消防
期限と状態を管理
6 年間カレンダー
12 か月＋随時
定期作業の年間配置
7 連絡先
業者・役所の窓口
電話・メールを直接発信
8 ユーザー管理
承認・権限・無効化
管理者にのみ表示される
画面右上の共通ボタン（全画面共通）
📘 ドキュメント ／ 🔑 パスワード変更 ／ ログアウト
図 3-1 利用開始から各画面までの遷移（承認を受けたアカウントのみログインできる）
3-2 やりたいこと別・画面対応表
やりたいこと 開く画面 補足
今いちばん危ない事項を知りたい ダッシュボード P1 の一覧が先頭に出ます ある建物の築年・用途・消防区分を確認したい 建物 カード形式で表示 この保守は誰といくらで契約しているか調べたい サービス台帳 業者名でも検索できます その金額の根拠資料を確認したい サービス台帳 行を開くと「出典」欄にあります 見積を取り始めた工事の進み具合を見たい 案件（全流程） 段階列で位置が分かります 工事の経緯を後から追いたい 案件（全流程） 案件を開くと履歴が並びます 期限が迫っている対応事項を洗い出したい リスク・行動 優先度で絞り込めます 来月やるべき定期点検を知りたい 年間カレンダー 月ごとに並んでいます 業者にすぐ電話したい 連絡先 電話番号をタップで発信 新しい担当者にアカウントを渡したい ユーザー管理 管理者のみ。本人に申請してもらってから承認します 建物を新しく追加したい — 画面からはできません。管理者へご依頼ください
表 3-2 作業と画面の対応
3-3 全画面に共通する操作
操作 説明
新規に追加する 画面上部の〔＋ 新規…〕ボタンを押すと入力ダイアログが開きます。 既存のものを編集する 一覧の行、または案件カードをクリック すると、そのまま編集ダイアログが開きます。編集専用のボタンはありません。保存する ダイアログ右下の〔保存〕。成功すると画面下に「保存しました」と一時的に表示されます。 やめる 〔キャンセル〕、またはダイアログの外側（暗い部分）をクリックすると、入力内容を保存せずに 閉じます。確認は出ませんのでご注意ください。 削除する 編集ダイアログ左下の〔削除〕。確認のうえ削除され、取り消しはできません（第 12 章のバックアップから管理者が復元することは可能です）。 画面を切り替える 上部ナビゲーションのリンク。ブラウザの戻る／進むも使えます。 右上のボタン 📘 ＝ドキュメント、🔑 ＝パスワード変更、〔ログアウト〕＝終了。氏名の横に「（管理者）」と出る方が管理者です。
表 3-3 共通の操作ルール
ダイアログを開いたまま長時間放置すると、ログイン状態が切れて保存に失敗することがあります。入力は開いたら早めに保存 してください。また、保存に失敗した場合でもダイアログは閉じ、変更が画面上には反映されて見えることがあります （画面が保持している内容を表示しているだけで、サーバーには保存されていません）。〔保存〕の後は、画面下に「保存しました」と出たことを必ずご確認ください。出ていなければ、ブラウザを再読み込みして実際の保存状態を確かめてください。
4 ダッシュボードの読み方ログイン直後に表示される画面です。この画面では編集できません 。数字を変えたいときは、元になっている画面（リスク・行動／サービス台帳／案件）で状態を更新します。見出しの右には管理中の棟数と当日の日付が出ます。
4-1 4 つの KPI タイルが数えているもの
KPI の見出しの言葉と、実際の集計条件は必ずしも同じではありません。誤解を避けるため、正確な条件を示します。
タイル 正確な集計条件 読み方の注意
P1 合規レッドライン（未完了） 「リスク・行動」のうち優先度が P1 で、かつ状態が「完了」以外 のものの件数。 0 になるまでが目標。未着手・進行中・保留はすべて数えられます。 P2 期限接近（未完了） 「リスク・行動」のうち優先度が P2 で、かつ状態が「完了」以外 のものの件数。 見出しは「期限接近」ですが、期限日そのものは判定に使っていません 。優先度 P2 として登録された件数です。期限の近さは一覧の期限列でご確認ください。 消防対応 F1-F8（未完了） 「リスク・行動」のうち優先度が「F消防」 で、かつ状態が「完了」以外 のものの件数。 「F1-F8」は消防関連項目の通し番号の慣例的な呼び方です。番号の範囲で絞っているわけではなく、優先度が「F消防」のものをすべて数えます。 進行中の案件 「案件」のうち状態が「進行中」 のものの件数。 段階（1〜9）は条件に入りません。段階 9 でも状態が「進行中」なら数えられます。
表 4-1 KPI タイルの集計条件
KPI の数字が減らないときは、実務が終わっているのに状態を「完了」にしていない ことがほとんどです。対応が済んだら、必ず元の画面で状態を更新してください。
4-2 KPI の下に並ぶ 3 つのブロック
ブロック 表示される内容 各行の中身
🔴 P1 最優先アクション 優先度 P1 かつ未完了のリスク・行動を、すべて列挙します。 建物バッジ ／ 事項 ／ 状態バッジ ⚠️ 注意ステータスのサービス サービス台帳のうち、状態が「⚠️注意（warn）」または「🔴危険（alert）」 のものを列挙します。 建物バッジ ／ サービス名 進行中の案件（ステージ別） 状態が「進行中」の案件を列挙します。 建物バッジ ／ 案件名 ／ 現在の段階名 ／ 期限
表 4-2 ダッシュボードの一覧ブロック
該当がないブロックには「なし」と表示されます。表示は開いた時点のデータです。他の人が更新した内容を反映するには、ブラウザを再読み込みしてください。
5 建物管理対象の建物を、1 棟 1 枚のカードで表示します。ここは参照用の画面 です。他の画面の建物プルダウンや建物バッジは、すべてここに登録された建物から作られます。
5-1 カードに表示される項目
項目 内容 記入例（架空）
建物名／ID 建物の名称と、画面各所のバッジに使う短い識別子。 中央第2ビル ／ C2 所在地 住居表示。 東京都〇〇区〇〇 1-2-3 竣工 竣工年（必要なら月まで）。 2003年 規模 階数と延床面積。 地上6階・地下1階 ／ 約 1,240 ㎡ 用途 建物の用途区分。消防・建築の義務範囲を左右します。 事務所＋店舗 管理体制 自主管理か、委託か。委託先の別。 日常清掃は〇〇ビルサービスに委託／その他は自主管理 消防区分 特定防火対象物かどうか等。点検・報告の頻度に直結します。 特定防火対象物（16項イ） 昇降機 台数と保守業者。 2 台（△△昇降機サービス） 備考 上記に収まらない特記事項。 1 階に受水槽あり
表 5-1 建物カードの表示項目
5-2 カード下部のバッジ
各カードの下に、その建物の状況を示す 3 つのバッジが並びます。数字は他の画面から自動集計されたものです。
バッジ 数えているもの
n P1 その建物の、優先度 P1 かつ未完了のリスク・行動の件数。 n 注意サービス その建物の、状態が「⚠️注意」または「🔴危険」のサービスの件数。 n 進行案件 その建物の、状態が「進行中」の案件の件数。
表 5-2 建物カードのバッジ
建物の追加・編集・削除の画面はまだありません 。新しい建物を管理下に入れる、住所や消防区分を直す、といった変更は管理者がデータ側で行います。担当者の方は管理者にご依頼ください。画面下部にも同じ注記が表示されます。
6 サービス台帳契約中の点検・保守サービスを一覧する、日常運用の中心となる画面です。「いくら払っているか」と同じくらい「その数字はどの資料に書いてあるか」を重視 する設計になっています。
6-1 一覧表の列
列 内容 記入例（架空）
建物 対象の建物。バッジで表示されます。 中央第2ビル サービス サービスの名称。法定名称に寄せると検索しやすくなります。 消防用設備等 点検（総合点検） 業者 契約先。 □□消防設備株式会社 頻度 実施の周期。 年2回（機器点検・総合点検） 費用（出典付） 金額。単位・税区分まで文字で書く欄 です。自動計算はしません。 年額 132,000 円（税込） 状態 5 種類のバッジ（表 6-2）。 ✅稼働 課題/備考 次回の論点、値上げ通知、業者からの指摘など。 次回更新時に相見積を取得予定
表 6-1 サービス台帳の列
6-2 状態の 5 区分
状態 意味 使いどころ
✅稼働 契約が有効で、問題なく実施されている。 通常はこれ。 ⚠️注意 期限接近、値上げ打診、品質への疑問など、近く手を打つ必要がある 。 ダッシュボードの「注意ステータスのサービス」に載ります。 🔴危険 契約切れ、法定義務の未実施など、今すぐ手を打つ必要がある 。 同上。あわせて「リスク・行動」に P1 で登録してください。 要確認 契約の有無・条件・金額が確認できていない。 引継直後や、根拠資料が見つからないとき。 完了 解約済み、または今後実施しないことが確定した。 履歴として残したいときに使います。
表 6-2 サービス状態バッジの意味
6-3 出典主義：費用には必ず根拠資料を書く
編集ダイアログには、一覧表には出てこない「出典」欄 （根拠資料を記入する欄）があります。費用欄に数字を書いたら、その数字がどの資料に載っているのかを必ずここに記入してください。これは体裁の問題ではなく、後から誰が見ても検証できる台帳にするための必須ルール です。
根拠資料のない金額を、確定値として台帳に書かないでください。伝聞や口頭見積を仮に載せる場合は、費用欄にその旨を明記 し（例：「口頭見積・要書面確認」）、状態を「要確認」にしてください。出典のない数字は、そのまま予算や交渉の前提として一人歩きします。
費用欄の書き方 出典欄の書き方 状態
年額 132,000 円（税込） 2025年度 保守契約書 第3条 ✅稼働 月額 22,000 円（税抜） 〇〇設備サービス 見積書 2025-04-10 付 ✅稼働 1回 88,000 円（税込） 請求書 2025年11月分 ✅稼働 口頭見積 約 15 万円・要書面確認 （未取得）2025-06-02 電話メモ 要確認 不明 （契約書未発見） 要確認
表 6-3 費用欄・出典欄の記入例（すべて架空）
出典欄はファイルそのものを保存する場所ではありません（添付機能は未実装です）。資料の名前・日付・該当箇所 を書き、実物は従来どおりの保管場所に置いてください。「どこを見れば裏が取れるか」が分かれば十分です。
6-4 絞り込みと検索
操作 内容
建物で絞る 左のプルダウンで建物を選びます。「全建物」で解除。 文字で探す 検索ボックスに入力すると、サービス名・業者・課題/備考・費用 の文字を対象に、その場で行が絞り込まれます。日本語入力の変換中でも入力欄からフォーカスが外れません。 編集する 行のどこをクリックしても編集ダイアログが開きます。 追加する 〔＋ 新規サービス〕。建物と状態はプルダウン、他は自由入力です。
表 6-4 サービス台帳の絞り込み操作
7 案件（全流程）「支払って終わり」にしないための画面です。1 件の維持案件を 9 段階 のライフサイクルに乗せ、いま何段目にいるかを可視化します。段階ごとに列が並び、案件はカードとして該当列に表示されます。
7-1 9 段階の意味
段 段階 この段階ですること 次へ進めてよい状態
1 必要性確認 そもそもやる必要があるのかを確かめる。法定義務か、契約上の義務か、任意の改善か、を切り分ける。 やる理由が一言で説明できる 2 合規・最適化研究 法令・条例・契約上の要求水準を確認し、過剰・過少になっていないか検討する。仕様を決める。 要求仕様と根拠条文・条項が特定できた 3 業者調査 依頼先の候補を探す。既存業者だけでなく、比較対象を用意する。 見積を依頼できる候補が複数ある 4 見積評価 見積を取得し、同じ土俵で比較する。数量・仕様・除外事項の差を潰す。 比較可能な見積が揃った 5 代替案分析 「やらない」「時期をずらす」「範囲を絞る」を含めて選択肢を比較する。 採用案と、採らなかった案の理由が説明できる 6 交渉 金額・工期・保証・支払条件を詰める。発注条件を確定する。 発注内容が書面で確定した 7 工期管理 着工から完工までの進捗、入居者・近隣への周知、立会いを管理する。 工事が完了した 8 完工確認 現場と書類の両方を確認する。是正が必要なら業者に戻す。 完了報告書・写真等を受領し、内容を確認した 9 支払・帰檔 請求内容を確認して支払い、契約書・報告書・請求書一式を保管場所に収める。法定項目は報告済証・受理印のある控え まで揃えて閉じる。 ここまで来たら状態を「完了」にする
表 7-1 案件ライフサイクル 9 段階
1 必要性確認
法定義務か任意かを切り分ける
2 合規・最適化研究
要求水準と根拠条項を特定する
3 業者調査
比較できる候補を複数そろえる
4 見積評価
同じ土俵で見積を比較する
5 代替案分析
やらない・延ばす・絞るも比較
6 交渉
金額・工期・保証・支払条件を確定
7 工期管理
進捗・周知・立会いを管理
8 完工確認
現場と書類の両方を確認
9 支払・帰檔
支払い、契約書・報告書を保管
法定項目は報告済証まで揃えて完了
図 7-1 案件ライフサイクルの 9 段階（段階を戻す運用も可能。前後どちらの移動も、日付つきで履歴に自動記録される）
段階は戻すこともできます 。見積の前提が崩れたら 4 から 2 へ戻す、といった運用は正常です。戻したことも履歴に残ります。
7-2 案件の入力項目
項目 説明 記入例（架空）
案件名 何をする案件かが一目で分かる名前を付けます。 中央第2ビル 屋上防水 改修 建物 対象の建物をプルダウンで選びます。 中央第2ビル 段階 1〜9 のプルダウン。ここを変えるとカードが別の列に移ります。 4. 見積評価 業者 依頼先。未定なら空欄で構いません。 〇〇設備サービス 金額 自由入力。税区分や「概算」の別も文字で書いてください。空欄のカードには「未定」と表示されます。 概算 約 180 万円（税抜） 期限 自由入力。日付形式は固定されていません。 2026-10-31 状態 進行中／完了／保留 の 3 択。 進行中 メモ 発注時の確認点、条件、注意事項。一覧カードには表示されず、開いたときに見えます。 足場費用が別計上か要確認 履歴追記 ここに書いた文章が、保存時にその日の日付つき で履歴に追加されます。 見積受領（3社）
表 7-2 案件の入力項目
7-3 履歴は自動でも記録される
案件の下部には履歴（ログ）が日付順に並びます。手で書き足す以外に、システムが自動で記録するものがあります。
きっかけ 記録される内容 記録の例
案件を新規登録した 登録した事実。 2026-08-19 案件登録 段階を変更して保存した 変更前と変更後の段階名 が自動で追記されます。手で書く必要はありません。2026-08-19 段階移動：見積評価 → 代替案分析 履歴追記欄に入力して保存した 入力した文章がそのまま。 2026-08-19 見積受領（3社）
表 7-3 履歴に自動記録される操作
いったん記録された履歴は、画面から書き換えたり 1 行だけ消したりすることはできません 。誤って追記した場合は、次の追記で訂正内容を書き足してください（例：「前記の金額は誤り。正しくは…」）。ただし案件そのものを削除すると、その履歴もまとめて消えます 。残しておきたい案件は、削除せず状態を「完了」にしてください。
7-4 表示の切り替え
操作 内容
表示の絞り込み 既定は「進行中のみ」 です。完了・保留の案件も見たいときは「すべて」に切り替えます。 段階の移動 カードをクリック → 段階プルダウンを変更 → 保存。ドラッグ＆ドロップには対応していません。 件数の確認 各段階の見出し横の数字が、その段階にある（絞り込み後の）案件数です。
表 7-4 案件画面の表示操作
8 リスク・行動「対応すべきこと」を優先度つきで並べる清単です。案件になる前の段階のものも、案件にするほどでもない事務手続きも、まずここに書き出します。ダッシュボードの KPI 3 つは、この画面の内容から作られています。
8-1 優先度の 4 区分
優先度 意味 該当例（架空）
P1 合規レッドライン。 法令・条例・契約上の義務に抵触している、または抵触が確実に迫っている状態。放置すると行政指導・保険不担保・融資条件違反などの実害が出る。消防用設備等点検の未実施／立入検査で指摘を受けた事項の未是正／保険の失効 P2 期限接近。 義務違反にはまだ至っていないが、期限が近く、準備を始めないと間に合わなくなるもの。更新期限が近い契約／年度内に実施が必要な法定検査の未手配 P3 通常。 改善・最適化・整理の類。期限に余裕があり、順次進めればよいもの。資料の整理／照明の LED 化検討／台帳の記載漏れ補記 F消防 消防対応。 消防関係の指摘・是正項目を横断で追うための専用区分。慣例的に F1〜F8 のように通し番号を振って管理します。立入検査での指摘事項の是正／防火管理者の届出／消防訓練の実施記録
表 8-1 優先度の意味と使い分け
P1 と F消防 は重なることがあります 。消防の指摘で法令違反状態にあるものは、どちらか一方を選んで登録してください（両方に重複登録すると KPI で二重に数えられます）。運用上は「消防関係は F消防 に寄せ、それ以外の合規違反を P1 とする」と決めておくと迷いません。
8-2 一覧の項目
項目 説明 記入例（架空）
優先 P1／P2／P3／F消防 のプルダウン。 F消防 # 通し番号。新規作成時に自動採番 され、画面からは変更できません。 7 建物 対象の建物。建物にひもづかない事項のために「共通」 も選べます。 共通 事項 何が問題なのか。事実を書きます。 消火器の設置本数が配置図と一致していない アクション 誰が何をするのか。「確認する」ではなく「いつまでに何をどうする」まで書きます。 今月中に現地を照合し、不足分を補充して配置図を更新する 期限 自由入力。 2026-10-31 状態 未着手／進行中／完了／保留 の 4 択。 未着手 備考 編集ダイアログにのみある補足欄。一覧表には表示されません。 前回の照合は前年度
表 8-2 リスク・行動の項目
8-3 状態の使い分けと「完了」の基準
状態 使いどころ
未着手 登録しただけ。まだ何も動いていない。 進行中 着手済み。業者への依頼、書類作成などが進行している。 完了 対応が終わり、証跡が手元にある 。KPI から外れます。 保留 意図的に止めている。理由を備考に必ず書いてください。KPI からは外れません （未完了として数えられます）。
表 8-3 状態の 4 区分
法定項目は「実施した」だけで完了にしないでください。報告済証、受理印のある控え、実施結果報告書など、後から第三者に示せる証跡を保管して初めて「完了」 です。証跡がまだなら状態は「進行中」のまま、アクション欄に「報告済証の受領・保管」と書き足してください。
8-4 絞り込み
操作 内容
優先度で絞る 「全優先度」または P1／P2／P3／F消防 を選択。 状態で絞る 既定は「未完了のみ」 。完了分も見るには「すべて」に切り替えます。 編集する 行をクリックすると編集ダイアログが開きます。
表 8-4 リスク・行動の絞り込み
9 年間カレンダー法定・契約上の定期作業を、月別に並べる画面です。「毎年この月に何をするのか」を組織の記憶ではなく画面に残すことが目的です。
項目 説明 記入例（架空）
月 1月〜12月に加えて「随時」 を選べます。特定の月に固定できない作業は「随時」へ。 10月 建物 対象の建物をプルダウンで選びます。 中央第2ビル 作業内容 作業名。業者名や根拠を添えると引継ぎに効きます。 消防用設備等 総合点検（□□消防設備）
表 9-1 カレンダー項目の入力欄
月 記入例（すべて架空）
4月 中央第2ビル：貯水槽清掃／緑町アネックス：昇降機 定期点検（月次開始） 6月 中央第2ビル：消防用設備等 機器点検 10月 中央第2ビル：消防用設備等 総合点検 → 翌月に消防署へ報告 12月 全棟：年末年始の緊急連絡体制の周知／年間実施実績の棚卸し 随時 昇降機 法定検査（検査済証の受領まで）／入退去に伴う原状回復
表 9-2 年間カレンダーの記入例
画面の挙動 説明
予定のない月 その月の枠自体が表示されません。 月の枠が見当たらない場合は、その月に登録がないということです。編集・削除 項目の行をクリックすると編集ダイアログが開きます。削除もそこから行います。 追加 〔＋ 予定追加〕から。
表 9-3 年間カレンダーの操作
カレンダーは一覧表であって、通知装置ではありません 。登録してもリマインドメールは送られません 。月初にこの画面を開く運用をご自身のルーチンに組み込んでください。個別の期限管理は「リスク・行動」の期限欄で行います。
10 連絡先業者・役所の窓口を全員で共有します。担当者の個人的な電話帳に情報が閉じ込められる状態を防ぐための画面です。
項目 説明 記入例（架空）
名称 会社名・部署名・官公署名。 □□消防設備株式会社 役割 何を頼む相手なのかを一言で。検索の手がかりになります。 消防設備 点検・整備 TEL 電話番号。一覧ではクリック（タップ）でそのまま発信 できます。 03-0000-0000 Mail メールアドレス。クリックでメール作成画面が開きます。 info@example.co.jp 備考 担当者名、受付時間、夜間緊急の連絡先、契約番号など。 担当：〇〇／受付 平日9-17時／夜間は 090-0000-0000
表 10-1 連絡先の項目
電話番号やメールのリンクをクリックしたときは、編集ダイアログは開きません。編集したいときは、行の他の場所（名称・役割・備考など）をクリック してください。
この画面はログインした全員が閲覧・編集できます 。個人の携帯番号など取り扱いに配慮が必要な情報を登録するときは、共有してよい範囲かどうかをご確認ください。
11 ユーザー管理（管理者のみ）管理者権限のアカウントにだけ表示される画面です。ナビゲーションに「ユーザー管理」が見えない方は一般ユーザーで、この章の操作はできません。見出しの横に、承認待ちの件数が表示されます。
11-1 アカウントの 4 つの状態
状態 意味 ログイン
承認待ち 本人が申請し、まだ承認されていない。一覧の先頭に並びます。 できない 有効 承認済み。通常の利用状態。 できる 無効 いったん承認したが、利用を停止した状態。 できない 却下 申請を承認しなかった状態。 できない
表 11-1 アカウントの状態
11-2 操作一覧
操作 対象の状態 結果 本人へのメール
承認＋開通メール 承認待ち 「有効」になり、承認日時が記録されます。 自動送信されます （開通のお知らせ）却下 承認待ち 「却下」になります。確認ダイアログが出ます。 送信されません 無効化 有効 「無効」になります。確認ダイアログが出ます。 送信されません 管理者に変更／一般に変更 有効 権限が切り替わります。 送信されません 有効化 無効・却下 「有効」に戻ります。 送信されません 削除 無効・却下 アカウントを完全に削除します。取り消せません。 確認ダイアログが出ます。 送信されません
表 11-2 ユーザー管理の操作と結果
承認時に開通メールの送信が失敗した場合は、「承認しました（⚠️メール送信に失敗：手動連絡要）」と表示されます。このときはご自身で本人に開通を連絡してください 。アカウント自体は有効になっています。却下・無効化ではメールが飛ばないため、必要に応じて別途ご連絡ください。
11-3 権限の違い
できること 一般 管理者
7 つの画面の利用（ダッシュボード・建物は閲覧のみ） ✅ ✅ 自分のパスワード変更（🔑） ✅ ✅ ユーザー管理画面の表示 ✖ ✅ 利用申請の承認・却下 ✖ ✅ 他ユーザーの無効化・権限変更・削除 ✖ ✅ 建物データの登録・修正 ✖ ✅（データ側で実施） バックアップからの復元 ✖ ✅（画面上の機能ではなく、管理者がデータ側で実施）
表 11-3 一般ユーザーと管理者の権限比較
11-4 自分自身は操作できない（自己ロック防止）
一覧の自分の行には操作ボタンが出ず、「自分」と表示されます。管理者が自分自身を一般ユーザーに降格・無効化・削除することはできません 。誤操作で管理者が一人もいなくなり、誰も承認できない状態に陥ることを防ぐためです。
やりたいこと 正しい手順
自分の管理者権限を外したい 先に別の方を管理者に昇格させ、その方に自分を一般ユーザーへ変更してもらいます 。 自分のアカウントを削除したい 同様に、別の管理者に削除してもらいます。 管理者を交代する 後任を承認 → 後任を管理者に変更 → 後任が前任を一般に変更、の順で行うと権限が途切れません。
表 11-4 自分自身に関する操作の回避手順
無効化は即時に効きます 。操作の瞬間から、その方は画面の操作もデータの読み書きもできなくなります。ログインしたまま作業中の方を無効化すると、保存前の入力内容は失われます。退職・契約終了などで無効化する際は、タイミングにご配慮ください。
12 データの保存とバックアップ保存の仕組みには、知っておいていただきたい特徴が一つあります。保存は「1 件ずつ」ではなく「その画面の集合まるごと」 で行われます。複数人で使う場合、この性質が事故につながることがあります。
12-1 データの単位
集合 対応する画面 含まれるもの
建物 建物 建物の基本情報一式 サービス サービス台帳 全建物・全サービスの行 リスク・行動 リスク・行動 全優先度・全状態の行 案件 案件（全流程） 全案件と、それぞれの履歴 カレンダー 年間カレンダー 全月の予定 連絡先 連絡先 全連絡先 ユーザー ユーザー管理 アカウント情報（パスワードはハッシュ化して保存され、画面には一切表示されません）
表 12-1 台帳データの 6 集合＋ユーザー
世代バックアップ（次項）の対象は、上表のうち台帳データの 6 集合 です。アカウント情報は承認や権限変更のたびに更新されますが、世代バックアップは作成されません。
12-2 保存とバックアップの流れ
順 起きること 説明
1 〔保存〕を押す いま画面が持っているその集合の全内容 がサーバーへ送られます。 2 直前の版が自動退避 上書きする前に、サーバー上の従前のファイルが日時つきの名前でコピー されます。操作は不要です。 3 新しい内容で上書き 送られた内容で保存されます。 4 古い退避分を整理 各集合について最新 20 世代 を残し、それより古いものは自動的に削除されます。 5 結果の表示 成功なら「保存しました」、失敗なら「保存に失敗しました」と画面下に表示されます。
表 12-2 台帳データを 1 回保存するたびに起きること
同時編集にご注意ください。 A さんと B さんが同じ画面をほぼ同時に開き、それぞれ別の行を直して保存すると、後に保存した方の内容で集合全体が上書きされ、先に保存した方の変更が消えます 。システムは競合を検知しません。「編集する前に一度画面を再読み込みする」「同じ画面を同時に編集しない」という運用でお守りください。
起きたこと 対処
誤って削除・上書きした 管理者にご連絡ください。管理者は退避された版から復元できます。気づいた時点で、その画面の編集をいったん止める のが重要です。保存を重ねると、目的の版が 20 世代から押し出される可能性があります。 復元をお願いしたい 「どの画面の」「いつ頃の状態に」戻したいかを管理者にお伝えください。復元は管理者が行います（利用者側の画面に復元機能はありません）。 保存に失敗した 「保存に失敗しました」と表示されます。このときダイアログは閉じ、変更が画面上には反映されて見えますが、サーバーには保存されていません 。ブラウザを再読み込みして実際の状態を確認し、入力し直してください。ログイン状態が切れていた場合は自動的にログイン画面へ戻ります。
表 12-3 データ事故が起きたときの対処
データは PPAP株式会社が管理するサーバー上に保存されます。通信はすべて暗号化（HTTPS）され、ログインしていない相手にはデータは一切返されません。ご利用中に無効化されたアカウントは、その時点から読み書きができなくなります。
13 困ったときに（FAQ）Q1. パスワードを忘れました。どうすればよいですか。
現行版にはパスワードの自己リセット機能がありません 。「パスワードを忘れた方」のリンクも用意されていません。管理者にご連絡ください。ただし管理者側にも、他人のパスワードを再設定する機能はありません （パスワードはハッシュ化されており、誰も読み出せないためです）。実際の対応は、管理者が該当アカウントを無効化してから削除 し（削除できるのは無効・却下の状態のアカウントだけです）、同じメールアドレスで登録し直していただく 形になります。台帳のデータはアカウントとは別に保存されているため、この操作で台帳が消えることはありません。
Q2. 登録申請したのに、開通メールが届きません。
次の順にご確認ください。① 迷惑メール／プロモーションフォルダ。② メールアドレスの入力誤り。③ そもそも管理者がまだ承認していない可能性（承認前にはメールは送られません）。それでも解決しない場合は管理者にご連絡ください。管理者側で送信に失敗していた場合は、承認操作の直後に警告が表示されているため、その旨を把握しています。
Q3. ログインしようとすると「承認待ちです」と出ます。
申請は正しく届いており、管理者の承認を待っている状態です。承認されると自動でメールが届きます。お急ぎの場合は管理者に直接ご連絡ください。
Q4. 昨日まで使えたのに、急にログインできなくなりました。
「このアカウントは現在ご利用いただけません」と表示される場合、アカウントが無効化または却下されています。無効化・却下ではメールが送られません ので、心当たりがなくても通知は届きません。管理者にご確認ください。
Q5. 保存したはずなのに、内容が反映されていません。
次の 3 つが考えられます。① 保存を押していない ——ダイアログの外側をクリックして閉じた場合、内容は保存されません。② 画面が古い ——他の端末や他の人の更新は自動では反映されません。ブラウザを再読み込みしてください。③ 保存に失敗した ——「保存に失敗しました」と表示されていたはずです。この場合、画面上は変更後の状態に見えても保存はされていません。再読み込みしてから入力し直してください。
Q6. 自分が入力した内容が、いつの間にか消えていました。
複数人が同じ画面をほぼ同時に編集した可能性が高いです。保存はその画面のデータをまるごと上書きする 方式のため、後から保存した人の画面の状態で全体が置き換わります（第 12 章）。消えた内容が重要な場合は、早めに管理者へ復元を依頼してください。日常的な回避策は「編集の前に必ず再読み込みする」ことです。
Q7. 建物を追加したいのですが、ボタンが見当たりません。
建物の追加・編集・削除の画面はまだ実装されていません 。管理者がデータ側で登録します。建物名、所在地、竣工年、階数・面積、用途、管理体制、消防区分、昇降機、備考を添えて管理者にご依頼ください。建物が登録されると、他の画面のプルダウンにも自動的に現れます。
Q8. 見積書や報告書の PDF を添付できますか。
できません。ファイル添付機能は未実装です。実物は従来どおりの保管場所に置き、サービス台帳の「出典」欄に資料名・日付・該当箇所を文字で記録 してください（第 6 章）。「どこを見れば裏が取れるか」が書いてあれば、台帳としての用は足ります。
Q9. 期限が近づいたらメールで知らせてくれますか。
いいえ。リマインドメールの機能はありません 。システムから自動送信されるメールは、管理者宛の申請通知と、本人宛の開通メールの 2 種類だけです。期限の確認は、ダッシュボードと「リスク・行動」「年間カレンダー」をご自身で定期的に開いて 行ってください。月初と月中の 2 回開く、といった運用をおすすめします。
Q10. 誰がいつ変更したのか、後から分かりますか。
操作履歴（監査ログ）は記録していません。分かるのは案件の履歴欄 だけです。ここには、案件登録・段階移動が日付つきで自動記録され、手入力の追記も残ります。経緯を残す必要がある判断や連絡は、案件の履歴追記欄に書く習慣をおすすめします。記録済みの履歴を画面から書き換える手段はありません（ただし案件ごと削除すれば履歴も消えます）。
Q11. 案件の段階を間違えて進めてしまいました。戻せますか。
戻せます。案件を開いて段階プルダウンを元に戻し、保存してください。ただし戻した操作自体も履歴に残ります （「段階移動：完工確認 → 工期管理」のように）。消すことはできませんので、必要なら履歴追記欄に理由を書き添えてください。
Q12. スマートフォンから使えますか。
使えます。専用アプリはありませんので、スマートフォンのブラウザで同じ URL を開いてください。横に長い表は、表の中を左右にスクロールしてご覧いただけます。連絡先画面の電話番号はタップでそのまま発信できるため、現場での利用に向いています。
Q13. 費用欄に「¥120,000」と書いても計算してくれますか。
いいえ。費用欄は自由入力の文字欄 で、合計や集計はされません。だからこそ、金額だけでなく単位・税区分・期間 まで書いてください（例：「年額 132,000 円（税込）」「月額 22,000 円（税抜）」）。「120,000」とだけ書かれた台帳は、後から見て月額か年額か分からず、必ず問い合わせが発生します。
Q14. 英語表示に切り替えられますか。
できません。画面・メールとも日本語のみです。
Q15. 退職する担当者のアカウントはどうすればよいですか。
管理者に無効化 を依頼してください。無効化は即時に効き、その時点からログインもデータの読み書きもできなくなります。削除ではなく無効化にしておけば、後日必要になったときに有効化で戻せます。なお、無効化された方の入力済みデータは台帳に残ります（利用者ごとにデータが分かれてはいません）。
